Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
- Termin in der Vergangenheit
- Friday, 23. June 2023, 23:59
- Per E-Mail an sigurd.weinreich@mathinf.uni-heidelberg.de mit dem Stichwort „Assistenz“
Adresse
Fakultät für Mathematik und Informatik
Universität Heidelberg
Im Neuenheimer Feld 205
69120 Heidelberg
Veranstalter
Dekan
Veranstaltungstyp
Stellenausschreibung
Kontakt
Dr. Sigurd Weinreich
Im Dekanat der Fakultät für Mathematik und Informatik an der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Vollzeitstelle unbefristet zu besetzen: Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Ihre Aufgaben
- Organisation und Führung des Sekretariats
- Finanzverwaltung für das Dekanat
- Promotionsbüro: Abwicklung des Promotionsverfahrens
- Beratung zu administrativen und organisatorischen Fragen in Deutsch und Englisch
- Annahme und Bearbeitung der Anträge
- Überprüfung und Einpflegen der Doktorand*innen-Daten
- Erstellen der Prüfungsmappen und unterschriftreifer Dokumente
- Erstellen von Sitzungsprotokollen, Serienbriefen und Excel-Listen
- Vorbereitung von Sitzungen und Gremien (Einladungen, Raumreservierung, Bewirtung etc.)
- Bestellungen von Verbrauchsmaterialien, Betreuung der Materialschränke
- Unterstützung bei der Betreuung der Berufungsverfahren in der Fakultät
- Betreuung der studentischen Hilfskräfte / Tutoren
Ihr Profil
- Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. in der Führung eines Sekretariats
- Erfahrung im Rechnungswesen SAP R/3 von Vorteil
- Erfahrungen im Promotionswesen von Vorteil
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Fähigkeit zur positiven Innen- und Außenkommunikation
- Sicherer Umgang mit MS-Office
- Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Organisationstalent und Teamfähigkeit
Wir bieten
- Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines Teams aus hoch motivierten und qualifizierten Mitarbeiter*innen
- Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
- Unterstützung der Mobilität unserer Mitarbeiter*innen durch das vergünstigte „Deutschlandticket Job HD“
Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 23.06.2022 in einer einzigen pdf-Datei per E-Mail mit dem Stichwort Assistenz senden an sigurd.weinreich@mathinf.uni-heidelberg.de. Für Rückfragen steht Ihnen der Geschäftsführer, Dr. Sigurd Weinreich, gerne zur Verfügung (Telefon: 06221/54-14021).
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter auf dem Stellenmarkt der Universität.